事前に準備すべきこと

税務調査の前に準備しておきたいことや必要書類について解説しています。

日頃から税務調査を意識した経理処理を行う

税務調査はある日突然やってきます。税務調査対策として何より重要なことは正しく税務申告を行うこと、そして日頃から取引の証拠となる書類などをきちんと保存しておくことです。

税務調査の通知が来たら考えるのではなく、いつ調査に入られても大丈夫なように、領収書や契約書をわかりやすい場所に保管したり、曖昧になりそうなものはこまめにメモしておくことを心がけましょう。調査が入ると、最低でも過去3年分の帳票や契約書類などが必要になりますので、事前に通知があったとしてもそこからすべての資料をチェックするには限界があります。

税務調査が決まってから慌てないようにするためには、月次処理などで疑問点を残さずに、税理士のチェックを受けて経理処理に問題がないかを確認しておくことが重要です。

税務調査の前に準備しておきたいこと

税務調査の事前通知がきて日程が決まったら、まず準備しておきたい必要書類は以下のようなものです。

  • 総勘定元帳
  • 現金出納帳
  • 売上関連書類(見積書、納品書、請求書、領収書、売買契約書)
  • 仕入れ等関連書類(請求書、領収証、在庫表)
  • 株主総会や取締役会の議事録
  • 銀行通帳
  • 借入の契約書・覚書
  • 登記を変更した場合の履歴事項全部証明書
  • 雇用関係書類(賃金台帳、源泉徴収簿)

書類が準備できたら請求書や領収書、契約書などを整理して未処理のものはないか、売上が正しく計上されているかをチェックします。パソコンでしかデータが残っていない場合はプリントアウトします。また取引先から発行されたはずの請求書や領収書が見つからない場合は再発行してもらうなどしてきちんと揃えておきましょう。

書類の改ざんは絶対NG!

税務調査の準備で絶対にやってはいけないことは、ミスを隠すための書類の改ざんです。これが明らかになると、仮装隠蔽行為として重加算税が課せられますので注意しましょう。ミスを見つけた場合は、税務調査に指摘される前に修正申告をしておくことです。

この他、税務調査の最初に会社や事業などの概況を聞かれますので、必要に応じて会社案内や商品パンフレットなどを用意して業務内容を説明できるようにしておくとよいでしょう。

膨大な証拠書類の事前準備を忘れない

税務調査に入る通知が税務署から来ると大変!まずはスケジュールを調整して、税務調査の日程を決めます。その後、税務調査がやってくる日までに、前回の税務調査から今回の税務調査までの全ての取引を経理担当と共に見直さなければなりません。普段の業務をしながら行うにはあまりにもハードです。

調査に入りやすい業種で売り上げが好調なことから、税務調査を何度か経験している老舗の会社でも、税務調査の通知がくるとドッと疲れてしまうそう。普段から品行方正であることを心掛けながら営んでいるような会社だとしても、税務調査が入るとなると心穏やかではいられません。

大変ですが、証拠書類がないと追加で税金を払う可能性が高くなりますので、しっかりと証拠書類を準備しておきましょう。

紛失した書類を探しておく

税務調査前の必要な書類の有無を確認していると、頭が痛くなるようなことがたくさん発覚します。例えば、経理で保管しているはずの請求書や契約書の紛失。理由も様々で、既に退職してしまった当時のプロジェクト担当者が経理に渡し忘れていたり、保管していた請求書や契約書を間違えて破棄していたりするようです。

税法では条件を満たした書類を一定期間、保管することを義務づけています。そのため税務調査では、税務申告で必要な「お金の収支について説明できる文書」が全てそろっていなければなりません。

まず契約書は必須。収入に関しては請求書のコピー。支出に関しても請求書や購入したものが必要です。なかでも特に気をつけたいのは契約書や請求書に貼られているはずの収入印紙。貼り忘れないように普段から念入りにチェックしておきましょう。

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税務調査前にすべき事前準備

税務調査は会社を運営している方であれば避けては通ることができない道です。基本的に企業では事前準備を行い万全の体制を整えて税務調査を迎える企業は多いです。事前準備では準備調査を行います。準備調査には様々な項目が挙げられます。

まずは申告書の見直しです。申告書は主に営業利益などを税務署に申告する書類のことです。基本的に企業では一年に一回申告を行います。見直し作業では5年分の申告書を見直します。

また、申告状況の推移も確認します。例えば異常計数などがないかを確認し、もしある場合はそれを抽出します。企業年数が長い企業では過去の税務調査状況を確認します。

さらに資料情報のチェックや、取引先の状況等も予めチェックします。代表者は個人申告が必要です。税務調査の事前準備では会社の代表者の個人申告書の確認を行い調査に準備を整えます。

事前準備には準備調査だけでなく初動調査があります。初動調査では主に当日問われる基本事項に対しての返答の仕方を前もって準備します。もし問いに対する返答が曖昧であったり、誤解を招く返答をすると税務調査が長引く可能性があります。

また、誤解を招いた企業の中には反面調査へ調査が発展し実際に実施されたケースもあります。

まず初動調査では事業概要の事前準備を行います。例えば工場を運営し製造業を行っている企業ではどのような製造過程で商品が製造されるのか製造過程まで説明できるようにします。

また、商品を卸して販売する卸売業では、普段販売している商品をパンフレットを見ながら正しく説明できるまで準備を重ねます。普段の業務の流れや販売している商品の概要だけでなく、遠隔地取引に関しても調査官に説明できるようにします。短時間で理解してもらえない時もあります。そのため、短時間で説明が難しい時は長時間かかっても説明できるように準備をします。

事業概要の他にも現金監査の事前準備を行います。現金監査ではまず税務調査の時に調査官に見せる現金残高、現金出納帳の帳簿残高を合わせます。もし、金額が合致していないと調査官が誤解を招く可能性があります。

現金調査の他にも現況調査をします。現況調査では会社の代表者やその役員、経理担当者のお部屋に金庫がある時はその中身を調べられても税務調査に影響を与えないか予めお伺いをします。

また、役員や経理担当者の多くは自分のデスクを持っていますが、そのデスクの引き出しを調べられても問題ないか事前に把握しておきます。引き出し等に鍵がある時も調査の可否を訪ねます。

会社の多くはパソコンを使ってお仕事をします。企業の中には社員それぞれにパソコンを持たせているところもあります。調査官の中にはパソコンの中身、破棄したゴミ箱にあるファイルも調査対象になります。そのため、ゴミ箱の中身までチェックをしても問題ないか事前に確認しておきましょう。

帳簿調査は他の調査に比べて調査官の中には重要視している人が多いです。是正状況を確認しておくことは事前準備の基本です。例えば売上計上の準備です。売上計上は数字だけを説明するだけでなく、受注から売上計上の流れを説明できるように準備を重ねます。

企業によっては売上値引きも存在するケースがあります。このような場合、計算根拠も明確に説明できるようにします。仕入れや外注関係も予め把握します。会社のスタッフの中で外注先になった方の外注費計上の明確な正当性の説明をできるように準備をし、証票類を調査官に差し出すことができる状態にしておきます。

帳簿調査の中でも重要性が高いのが売上などの勘定科目の期末計上です。この勘定科目は重要項目の一つで誤解を招きやすい項目なため、問題が発生しないような事前チェックが必要です。

また、グレーゾーンから誤解を招き追加徴税にならないような予防策を講じることも税務調査の事前準備における重要なポイントです。

初めての税務調査、やっておくべきこと、注意すべきことは?

企業経営を行っている経営者の方の中には、税務調査に対して不安を抱いている方も少なくないと思います。税務調査はその企業や団体が納めるべき税金を適正に納めているかをチェックするために行われるもので、いつ自分の会社が調査対象となるかはわかりません。明日電話がかかってくる可能性もありますし、逆に10年ほど音沙汰がないこともあり得ます。企業ごとに税務調査が入る頻度は様々で異なるのですが、調査に入る時期やターゲットはどのようにして決めているのでしょうか。

実際に調査を行う国の機関は税務署であり、ここで具体的な調査対象を選定しています。企業はその特徴ごとに区分けされ、多額の不正経理が怪しまれている企業は継続管理法人、不正に関わっている可能性が高い企業などは循環接触法人などと称されて要チェックとされます。このようないわゆる怪しい企業に対しては、3年に1度といった比較的高い頻度で調査が行われることが多いです。また、経営陣が大幅に変わったり事業規模が変化したなど申告内容を明確に確認しなければならない企業は周期対象除外法人となり、こちらは長期的に見ていく必要があるため10年ほど経過してはじめて調査が入るということもあります。

税務署が調査を行うか否かを最終的に判断する際には、企業が行っている税務関係の申告状況を確認することになります。ターゲットになりやすい特徴としえては、まず黒字が続いている企業が挙げられます。税金を正しく納めていない赤字企業に調査を行ったとしても、赤字を出している以上不足している税金を納められずに倒産してしまう可能性もあります。これでは調査に入った意味が無いため、黒字続きで懐が豊かな企業の方が調査対象に選ばれやすくなります。もちろん、赤字だからと言って必ずしも調査対象にならないというわけではないので、油断は禁物です。

近年急激に売り上げや収益が伸びている企業も、経営者が利益確保のために売り上げの申告漏れなどを意識的に行ってしまうこともあるため、調査対象とされる確率が高まります。この他、非経常的とされる経費が異様に発生しているような企業の場合も、退職金の支払いが多額に上ったり貸し倒れによって経費計上が増加し、純粋な利益が少なく見えているケースもあるためチェックされやすくなります。他にも様々なポイントがあり、それらに該当している項目が多ければ多いほど、調査対象になる可能性が高いと言えます。

税務調査対策として最も大切なことは、課税対象となる内容について法律に基づいた正確な知識を持っておくことです。正確な知識と正しい証拠を揃えて置けば、その税務処理に不審な点がなく正当なものであると証明することができます。例えば、取引先と食事をしたのであれば領収書に相手の企業名や氏名などをメモ書きしておいたり、無くさないようにしっかり保管しておくなどの心がけが欠かせません。正当な証拠があれば調査担当者から疑いの目や不当な追徴課税を課せられる心配も無いので、企業内でこういったことに対する意識を周知徹底させるようにしましょう。

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